1.
Kompetensi Seorang Sekretaris Profesional di
Masa Kini
Competence
(kompetensi)Tren dimasa ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu
(S1)dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan
administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki
latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun.
Alasan
lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir
secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung
menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making
process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin
menjaditren masa kini.
Alasan
selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasi jenjang pendidikan untuk
level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman. Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris
S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjadi tren.
Untuk
menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus
memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang
sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus
memiliki kompetensi berikut ;
a. Memiliki ketrampilan berkomunikasi
seorang sekretaris akan selalu berkomunikasi
dengan berbagai macam orang, untuk itu akan bagus apabila sekretaris menguasai
beberapa bahasa asing. sekretaris dituntut pula untuk pandai memilih kata dan
menyusun kalimat secara baik.
b. Mampu mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu
menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat
untuk disajikan kepada pimpinannya
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
d. Mampu bekerja sama dalam kelompok
sekretaris harus mampu menjalin hubungan baik
dengan orang-orang dalam perusahaan maupun luar perusahaan.
e. Memiliki human relations skills
f. Mempunyai komitmen pada tugas
Kemampuan
dalam menangani tugas
Tugas-tugas
sekretaris itu meliputi :
a. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
-
Korespondensi
-
Filling
-
Mengambil dan menyalin dikte dari
pimpinan
-
Mengurus surat masuk dan surat
keluar
-
Travel Arrangements
-
Organize meeting
-
Making appointments\
-
Handling all confidential matters
b. Tugas Receptionist
-
Menerima dan menjawab telepon
-
Mencatat pesan-pesan lewat telepon
-
Menerima dan melayani tamu baik
yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
-
Mencatat janji-janji untuk
pimpinan
c. Tugas Keuangan
-
Mengurus keuangan pribadi pimpinan
dengan bank
-
Membayar rekening-rekening, pajak,
sumbangan
-
Membuat dan mengelola kas kecil
(petty cash)
-
Membuat laporan perjalanan dinas
pimpinan
d. Lain-lain
-
Personal matters
-
Monitoring and procuring order. Contohnya : mengecek
stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
-
Menterjemahkan
-
General Affair duties. Contohnya : menghitung
saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Seseorang
yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan
didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat
orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau
sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar
aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan,
untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri
sekretaris yang profesional.
a. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai
berikut: : Kemampuan dan
keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris
seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
b. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
c. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh
karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang
masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda
kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak-
pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human
relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
a. Team Work : mampu bekerja sama dalam team. Tidak boleh menganggap diri lebih hebat,
meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
b. Positif Thinking. Komponen yang positif pada first impression :
-
Sebut nama lawan bicara Anda
-
Sambut tamu di pintu ruang Anda
-
Tersenyum ketika berjumpa dengan
tamu
-
Salam dan mengulurkan tangan
-
Jangan bicara terlalu pesan /
keras
-
Tunjukkan keramahan kepada setiap
orang
c. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule
pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
d. Discrete :
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada
orang lain yang tidak berkepentingan
e. Tactful :
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan
dengan pimpinan ataupun orang lain.
f. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan
sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan
menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian
tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila
tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah
dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering
menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian
yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang. Untuk itu sekretaris
harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang
mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu
mengawasi dirinya sendiri.
g. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti
perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk
menjadi sekretaris yang profesional
dimasa yang sekarang ini harus dapat mengikuti
perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya
saing yang semakin maju.
Adapun
pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah
sebagai berikut :
-
Pengetahuan akan bidang usaha
tempat kita bekerja
-
Pengetahuan akan produk dari
perusahaan
-
Pengetahuan akan Rekanan bisnis
pimpinan
-
Pengetahuan akan pesaing dari
perusahaan
Ada
banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan
diantaranya adalah :
-
Banyak membaca dan mengikuti
perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
-
Banyak mengikuti forum, workshop,
seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
-
Dan juga belajar menuangkan isi
pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping
kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam
emosi kita, diantaranya yaitu :
-
Meningkatkan profesionalisme kerja
dan lingkungan kerja yang nyaman
-
Mampu menggunakan emosi secara
efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
-
Memahami emosi orang lain
Profesionalisme
yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan
emosi yang tinggi:
-
Pengambilan keputusan
-
Kepemimpinan
-
Kepuasan pelanggan
-
Kerjasama dan saling percaya
2.
Peran sekretaris
professional dimasa kini
Di
zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung
pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi
dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam
lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan
perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Siapa
bilang jadi sekretaris hanya bermodal cantik? Selain pintar dan cekatan,
sekretaris di masa sekarang harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan
teknologi sekaligus memahami cara pandang atasannya. Sungguh, ini bukan
pekerjaan yang bisa disepelekan.
Menanggapi
pekerjaan sekretarisnya dimasa sekarang ini. Saya berpendapat bahwa tugas
sekretaris di masa sekarang berbeda dengan di masa lalu. Tugas pokok sekretaris
di era sekarang mencakup tiga hal.
Pertama,
kaitannya sebagai data manajemen. Maksudnya, tugas sekretaris adalah menerima,
menyimpan, dan mengembalikan surat-surat yang masuk untuk atasannya. Di era
digital saat ini, surat yang masuk bisa melalui email, SMS, atau BBM
(Blackberry messenger).
Seharusnya seorang pimpinan tidak menutup diri dengan
kemajuan teknologi. Misalnya saja, jika ada approval travel karyawan yang harus
ditandatangani seorang pemimpin, sementara pemimpin tersebut sedang ada meeting di luar, sekretaris cukup memberitahu lewat SMS atau BBM-an kepada
pemimpin untuk minta persetujuan. Nanti pemimpin tinggal balas ‘oke’, dan
sekretaris yang memberi approval
sementara. Setelah pemimpin di kantor, pemimpin akan tanda tangani secara resmi
melalui print approve.
Kedua,
tugas pokok sekretaris berkaitan dengan penyusunan agenda sang atasan. Mulai
dari agenda keseharian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Misalnya saja saya
ambil contoh Josef seorang manager yangf memiliki sekretaris pribadi. Josef
mengatakan, meski ia sudah memiliki berbagai agenda sendiri sebagai direktur
HR, namun perlu juga disesuaikan dengan agenda jajaran manajemen dan chairman.
“Di sini, sekretaris harus memastikan agenda mana yang bisa saya hadiri bersama
manajemen atau chairman. Sehingga, agenda pertemuan saya dengan divisi HR baik
regional maupun global tidak terganggu,” ujarnya menjelaskan. Hingga kini, ia
memiliki jadwal rapat rutin dengan direksi setiap dua bulan sekali yang tidak
boleh diganggu gugat. Di samping itu, kata Josef, sekretaris juga menyiapkan
segala kebutuhan meeting atasannya. “Sekretaris saya tidak hanya mengatur
jadwal meeting, tetapi dia juga mengetahui saya sedang meeting di mana,
agendanya apa, dan memastikan segala macam keperluan saya. Contohnya, jika saya
meeting di luar kota, dia yang mengurusi pemesanan tiket, mencatat nomor
passport, dan mencatat siapa orang yang akan menjemput saya di sana,” tuturnya.
Ia mengakui, halhal kecil yang disiapkan sekretaris sangat membantu dan
memudahkan pekerjannya di luar kota.
Dan ketiga, peran utama sekretaris berkaitan
dengan traffic informasi dan komunikasi. “Perannya sebagai perantara atau
jembatan komunikasi antara saya dengan tim HR, direksi, seluruh karyawan, dan
pihak luar. Jika orang mau ketemu saya, pasti terlebih dahulu melalui ‘pintu’
sekretaris. Artinya, kesan pertama tentang saya ada di ‘wajah’ sekretaris
saya,” Josef menjelaskan. Ditambahkannya, peran sekretaris juga sebagai advisor
atau konsultan bagi atasannya. “Contohnya, saya pernah mengajukan satu klaim,
tetapi sekretaris saya bilang hal itu tidak bisa diklaim ke perusahaan.
Artinya, dia telah mengingatkan saya dan kemudian dia memberikan saran untuk
solusinya,” ujar Josef. Dari berbagai peran penting sekretaris, Josef tidak
menampik akan ketergantungannya dengan seorang sekretaris. Ia mengistilahkan,
jika sekretarisnya sedang mengambil cuti, ada sesuatu yang “hilang” dalam
kesehariannya. “Meski ada sekretaris pengganti, tetapi karena dia tidak biasa
menangani pekerjaan keseharian saya, jadi pelayanannya agak terhambat,” ucapnya
terus terang. Untuk itu, perusahaan memberikan fasilitas mobile extension bagi
sekretaris yang sedang cuti, sehingga dia bisa dihubungi kapan dan di mana saja
oleh siapa pun. Sekretaris pengganti biasanya diambil dari staf di divisi
tersebut. “Dengan adanya sistem online, saya tidak akan menyuruh sekretaris
pengganti untuk selalu berada di ruangan saya karena staf HR berbeda lantai,”
ungkapnya.
Sekretaris di Era Media Sosial
Seiring
perkembangan zaman, Josef mengakui, sekretaris perlu melek teknologi untuk
memudahkan pekerjaannya. Yang tidak boleh dilupakan, sekretaris harus memiliki
pengetahuan dasar terhadap fungsi di divisinya. “Sekretaris saya harus memiliki
pengetahuan HR. Bahkan, saya suruh ikut program sertifikasi training HR,”
katanya meyakinkan. Selain itu, ia pun mewajibkan sekretarisnya menguasai
bahasa Inggris untuk memudahkan ber-komunikasi dengan sekretaris direktur HR di
Unilever regional maupun global. Yang tak kalah penting, lanjut Josef,
sekretaris perlu memiliki interpersonal skill. Apalagi, sekretaris direktur.
Jika hal ini tidak diperhatikan, bisa saja membuat sekretaris tersebut menjadi
tinggi hati karena merasa lebih tinggi jabatannya dibanding karyawan lain.
“Untuk itu, saya sering sharing dengan sekretaris saya mengenai cara beradaptasi
terhadap perubahan dan menghadapi karyawan dengan bijak,” tuturya. Di
lingkungan HR, menurut Josef, tak jarang sekretaris mendapat intimidasi dari
karyawan yang mendesak untuk membocorkan kebijakan HR atau perusahaan.
“Misalnya, tentang kenaikan gaji atau restrukturisasi,” katanya.
Mengingat peran sekretaris yang sangat
strategis, Josef berpendapat, diperlukan cara untuk menjaga hubungan yang
profesional antara atasan dengan sekretarisnya. Untuk itu, ia menyarankan,
perlu komunikasi secara rutin, bersikap terbuka dalam menerima saran dan
kritikan sehingga dapat memecahkan permasalahan bersama, serta saling percaya.
Bagaimana peran sekretaris di perusahaan
lain? Di PT XL Axiata, seorang sekretaris dirut dituntut harus dapat bekerja
cepat dan efisien, demi mengimbangi atasannya. Hal ini dikemukakan oleh Presdir
XL Axiata Hasnul Suhaimi. “Saya tidak cukup dengan bantuan seorang sekretaris.
Yang saya butuhkan adalah seorang personal assistant (aspri) sebagai office
manager, yang mengatur seluruh administrasi kantor, komunikasi keluar dan ke
dalam perusahaan, serta mengerjakan hal-hal yang menyangkut perjalanan bisnis
saya. Saya dapat mendelegasikan banyak hal dan memercayainya untuk mengambil
keputusan,” tutur Hasnul dalam jawaban tertulisnya kepada majalah HC.
Laju
teknologi dan gadget yang makin canggih akhirnya menuntut sekretaris bukan
semata mengatur administrasi, komunikasi dan keperluan bisnis pimpinannya, tapi
juga kemampuan bekerja dengan cepat dan efisien menggunakan teknologi tersebut.
Namun, selain hard skill, Hasnul berpendapat, sekretaris dan personal assistant
harus memiliki kecakapan penting lainnya. Apakah itu? “Memiliki integritas,
kejujuran, dan loyalitas yang tinggi karena sifat pekerjaannya yang sangat
berkaitan dengan kerahasiaan informasi perusahaan ataupun pribadi pimpinan di
unit atau departemen yang bersangkutan,” ujar Hasnul seraya menambahkan,
sekretaris harus mampu berdiplomasi dengan baik karena berhubungan dengan pihak
lain. Di samping itu, sekretaris diharapkan memiliki ketahanan mental dalam
menghadapi tekanan dan beban pekerjaan.
Sejalan
dengan berkembangnya social media network, ada beberapa perbedaan dari tugas
pokok dan fungsi sekretaris serta skill yang dibutuhkan sebelum dan sesudah era
media sosial. “Sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap
informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback
dari informasi tersebut,” katanya.
Hasnul
menjelaskan, sekretaris juga berfungsi sebagai agent of information dari produk
atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. “Sekretaris memiliki kewajiban
dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan
yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas
pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang
dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut
jauh lebih luas dan berkembang,” tuturnya memaparkan.
Di
mata Hasnul, seorang sekretaris sejatinya terus belajar dan mengikuti
perkembangan industri dan dunia di mana dia berada. “Manfaatkan media sosial
dan senangi pekerjaan yang kita lakukan. Dengan menyenangi pekerjaan, kita akan
berkeinginan untuk menjadi lebih baik dan lebih profesional,” ujarnya memberi
saran.
Sementara
itu, Neneng Nurlaela, Head of Training Department Human Resources Division PT
Bio Farma, mengungkapkan, perubahan peran sekretaris yang sangat signifikan
terjadi pada era 1999. Neneng yang lama berkarier sebagai sekretaris di
beberapa perusahaan menyebutkan sekretaris di era 1980-1999 adalah yesterday
secretary. Di era itu, menurutnya, sekretaris bersifat menunggu instruksi
atasan. Kompetensi yang dibutuhkan antara lain: bisa mengetik, menerima dikte,
menerima telefon, dan mengarsip.
Setelah
tahun 1999, Neneng melihat adanya pergeseran pada tugas dan fungsi sekretaris.
Ia menyebut era ini dengan istilah today secretary. Seiring perkembangan zaman,
kompetensi yang dibutuhkan sekretaris pun meningkat, yakni meliputi:
Professional Competency, Intrapersonal Competency, dan Interpersonal
Competency. Tugasnya antara lain, mengelola informasi, berkomunikasi secara
global, menjadi partner bisnis bagi atasannya, bekerja secara independen maupun
tim, dan memiliki keahlian dalam mengoperasikan berbagai software. Perubahan
peran sekretaris dapat dilihat pada Gambar 1.
Jenjang Karier Sekretaris
Berbicara tentang jenjang karier sekretaris,
Ketua Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI Pusat), Yunia Arun mengatakan, sangat
tergantung kepada struktur organisasi di masingmasing perusahaan. Pada umumnya,
ia melanjutkan, jenjang karier sekretaris diawali dari junior secretary.
Setelah itu, masuk ke level sekretaris dari grade 1-3 dan terakhir executive
secretary dari grade 1-3. Penentuan grading biasanya melalui semacam review dan
penilaian performa setiap tahun, dan setiap grading ada requirementnya. “Sangat
mungkin tiap perusahaan berbeda dalam hal grading, karena ada juga yang tidak
menggunakan jabatan atau title secretary,” tuturnya. Gambar 2 memperlihatkan
jenjang karier sekretaris.
Memang
benar, karier sekretaris tergantung pada perusahaan di mana ia bekerja. Di PT
Unilever Indonesia, misalnya, seperti disampaikan Josef, posisi tertinggi
sekretaris adalah sekretaris chairman, kemudian sekretaris direksi, manajer
senior, dan manajer. “Untuk tingkat manajer, ada sekretaris yang merangkap dua
sampai tiga orang manajer,” ujarnya memaparkan.
Profesi
sekretaris, diakui Yuniar, tidak lepas dari pandangan umum yang menekankan
kepada penampilan fisik. “Tidak dipungkiri orang akan senang melihat penampilan
sekretaris yang cantik. Tapi kalau hanya cantik namun tidak punya skill dan
knowledge yang baik, menurut saya itu bukan cantik. Tentu sangat ideal kalau
dia cantik sekaligus smart dan terampil dalam bekerja,” ujarnya.
Yuniar
menyarankan, bagi para pemula yang ingin meniti karier sebagai sekretaris, yang
harus disiapkan adalah, kemampuan bahasa Inggris yang baik. Sekretaris yang
mampu berbahasa asing lainnya, seperti bahasa Mandarin, Jepang, atau Prancis,
kini lebih disukai. “Minimal dua bahasa asing. Wah, ini ideal sekali!” ujarnya.
Hal
lain yang menurut Yuniar juga penting adalah, memiliki kreativitas yang tinggi.
“Mungkin si bos hanya bilang satu, tapi tanpa disuruh sekretaris harus bisa
memikirkan langkah kedua, ketiga dan seterusnya. Ia harus bisa menangkap ide
besar si bos, dan berpikir cepat bagaimana mengeksekusinya. Sekretaris juga
harus bisa berkoordinasi dengan divisi lain, entah bagian marketing atau public
relations,” paparnya. ”Utamakan teamwork, dan lakukan cek dan ricek untuk
memastikan segala sesuatunya sesuai rencana,” Yuniar menambahkan.
Memang,
keputusan akhir berada di tangan atasan. Namun demikian, seorang sekretaris
harus mampu berperan sebagai partner, konsultan, serta memberi beberapa pilihan
alternatif. “Banyak sekretaris yang hanya menerima saja, tapi tidak memberikan
solusi,” ujarnya. Melihat seabrek tugas yang harus diembannya, Yuniar
menyarankan, seorang sekretaris harus membekali dirinya dengan pengetahuan dan
wawasan yang berhubungan dengan tugasnya sehari-hari. ”Rajin membaca buku dan
hadir dalam seminar-seminar, dapat meningkatkan kompetensi dan cara berpikir,”
tuturnya menasihati. Yuniar yakin, dua hal itu akan menjadi investasi yang
bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan sehari-hari.
Untuk
menjadi sekretaris profesional memang banyak yang harus dipelajari dan
diterapkan. Agar bisa memenuhi syarat sebagai sekretaris profesional perlu
banyak latihan, seperti mengelola agenda jadwal pimpinan, menangani kas kecil,
mengoperasikan teknologi informasi, korespondensi, menangani surat-surat masuk
dan keluar serta mengelola agenda kegiatan pimpinan.
Eksistensi
dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”.
Sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau
perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang
keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara
keseluruhan.
Sebagai
suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memiliki
masa depan cerah. Walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan
alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretaris terus
diperkenalkan setiap saat, tetapi “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran
cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapan pun.
Tugas
seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak
dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pimpinan. Dalam dunia
bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam
mengembangkan usahanya. Sekretaris Profesional harus memiliki dan bisa
melakukan hal-hal berikut:
a.
Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah
hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang
bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
b.
Baik dan Bertanggung Jawab. Sekretaris juga harus
ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada
Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
c.
Pandai Menjaga Rahasia. Sebagai tangan kanan Bos dan
selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia
perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
d.
Tahu Teknologi. Sekretaris bukan hanya harus pandai
berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan
teknologi misalnya teknologi informasi.
e.
Tahu Accounting dan Pembukuan. Accounting dan pembukuan
juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan
kantor.
f.
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos
untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
g.
Mengenali Karakter Bos. Kenalilah karakter atasan agar
Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
h.
Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga
harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb.
Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
i.
Pandai Berbicara di Depan Publik. Kadang sekretaris
diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang
atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik
atau pada saat meeting.
3.
Hubungan
antara Kompetensi Seorang Sekretaris dengan Peran sekretaris Profesional di
Masa Kini
Frinch dan Crunkilton dalam Mulyasa
(2004:38) berpendapat bahwa yang dimaksud dengan kompetensi adalah penguasaan
terhadap suatu tugas, ketrampilan, sikap dan apresiasi yang diperlukan untuk
menunjang keberhasilan. Hal itu menunjukan bahwa kompetensi mencakup tugas,
ketrampilan, sikap dan apresiasi yang haruis dimiliki oleh seorang sekretaris.
Sedangkan menurut Biddle
dan Thomas, peran adalah srangkaian rumusan yang
membatasi perilaku-perilaku yang diharapkan dari pemegang kedudukan tertentu.
Jelas ada hubungan
antara kompetensi yang dimiliki sekretasis dengan peran seorang sekretaris. Di
zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi
tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan
kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada
dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan
perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Peran
sekretaris disini adalah melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan kemajuan
perusahaan dalam rangka membantu tugas-tugas yang diemban oleh atasannya. Peranan
seorang sekretaris selain itu juga sebagai assistant atau tangan kanan
pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda
perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional.
Jadi
untuk melaksanakan peran sekretaris tersebut seorang sektretaris harus memiliki
kompetensi-kompetensi yang cukup handal mengingat di masa sekarang ini dan di era
globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang –
orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu
ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga
sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing
yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain
terbentang persaingan yang tajam.
BAB III
