Study Kasus Efisiensi Kerja Kantor

OutSourcing dan Penerapan GPS

Menjadi Sebuah Alternatif untuk Meningkatkan Efisiensi

            Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahan saling berlomba untuk menerapkan strategi dan kiat baru untuk memenangkan persaingan itu.Salah satu strategi yang sedang populer di berbagai negara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dalam rangka memenangkan persaingan adalah melalui outsourcing dan penerapan GPS.

1.      Penerapan GPS

            Dalam dunia modern saat ini, semakin banyak bisnis bergantung pada GPS (Global Positioning System) armada kendaraan perusahaan manajemen untuk secara akurat melacak di mana saja di dunia dan secara real-time. Bisnis dapat berjalan lancar dengan teknologi pelacakan, yang pada gilirannya akan meningkatkan efisiensi dan kredibilitas perusahaan. Perusahaan dan individu yang membutuhkan armada pelacakan dilakukan untuk berbagai alasan. Misalnya, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi lokasi kendaraan dan driver.

            Beberapa driver cenderung untuk tidak mengikuti jalan yang harus mereka ambil, berhenti karena alasan pribadi atau acak, atau bahkan untuk istirahat sesekali. Hal ini menambah beban bagi reputasi perusahaan karena meningkatkan risiko keterlambatan. GPS armada manajemen dan pelacakan untuk memastikan driver tidak membuat pemberhentian yang tidak perlu atau memilih rute yang ditugaskan.

            Selain itu, pemantauan berguna untuk keselamatan armada kendaraan dengan mencegah pencurian maupun penggelapan. Dalam hal kendaraan dicuri maupun penggelapan dapat ditelusuri kembali ke rute yang dilalui kendaraan tersebut, sehingga kita bisa merunut dimana unit maupun isi dari unit tersebut dicuri, atau digelapkan.

2.      Penerapan Outsourcing

            Pada prakteknya outsourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya dari luar menggantikan sumber daya dari dalam perusahaan untuk menyelesaikan tugas tertentu yang selama ini dianggap kurang efisien. Oleh karena itu istilah outsourcing berkaitan erat dengan restrukturisasi perusahaan yang merupakan usaha pembenahan struktur perusahaan agar mampu menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan efisien sehingga perusahaan mampu mencapai competitve advantage dalam bidang usaha yang menjadi core business-nya.

            Menghadapi persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk lebih memfokuskan perhatiannya pada bidang usaha yang betul-betul dikuasainya. Dengan kata lain agar dapat bertahan dalam persaingan, perusahaan harus manjadi spesialis pada core business-nya bukan sebagai generalis. Hal ini wajar saja, karena bagaiamanapun juga tidak mungkin bagi perusahaan untuk mampu menguasaia secara baik berbagai bidang keahlian yang berbeda.

Untuk itu dalam melakukan outsourcing perlu diperhatikan bahwa bidang usaha yang yang akan di-outsource hendaknya merupakan bidang usaha yang bukan menjadi fokus utama perusahaan. Dalam hal ini bidang yang di-outsource adalah bidang penunjang (support functins) bagi kegiatan perusahaan, yang diharapkan akan lebih efisien jika dikerjakan oleh perusahaan pemberi jasa yang berspesialisasi pada bidang tersebut.

            Salah satu bidang yang menjadi obyek outsourcing pada berbagai perusahaan adalah internal audit. Bagi perusahaan yang bergerak pada bidang manufaktur, internal audit merupakan bidang penunjang(support function) untuk memberikan pernyataan audit ketaatan dan audit operasional. Sebagai support function bidang internal audit di-outsource pada perusahaan akuntan publik, dengan pertimbangan untuk meningkatkan efisiensi dan agar perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada bidang usaha yang ditekuninya. Melalui outsourcing, perusahaan dapat memfokuskan segenap sumberdaya yang dimilikinya untuk mencapai misi organisasi, sehingga perusahaan mampu memberikan layanan terbaik pada konsumen. Selain itu, dengan outsourcing perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensinya karena dikerjakan oleh pemberi jasa yang mempunyai spesialisasi pada bidangnya dan perusahaan dapat mengurangi biaya langsung dan biaya overhead pada bidang yang di-outsorce.

Walau demikian penerapan strategi outsourcing fungsi internal audit bukan berarti tanpa kendala. Ada resiko-resiko yang mungkin terjadi bila perusahaan meng-outsource fungsi internal auditnya.Pertama, informal relationship, seringkali pihak manajemen mengabaikan prosedur formal dalam pelimpahan tugas sehingga formalitas dari internal control menjadi berkurang. Kedua, beberapa perusahaan konsultan merupakan perusahaan kecil dengan jumlah tenaga kerja yang terbatas. Hal ini berpengaruh laporan audit yang dihasilkan, karena dengan jumlah tenaga kerja yang terbatas sulit bagi perusahaan konsultan untuk menguasai semua bidang yang akan diaudit. Ketiga, Add Ons.Bagi konsultan yang belum memahami kondisi perusahaan, biasanya akan menerapkan prosedur-prosedur audit yang sebenarnya tidak diperlukan. Selain itu kadang-kadang ada perusahaan konsultan yang sengaja memberikan jasa audit yang sebenarnya tidak diperlukan. Bagi perusahaan hal-hal tersebut tentu kurang menguntungkan, karena akan menyebabkan terjadinya inefisiensi.

            Perusahaan yang akan meng-outsource fungsi internal auditnya tetu harus memahami resiko-resiko yang mungkin timbul. Untuk mengantisipai resiko-resiko tersebut di atas perusahaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

·         Memilih perusahaan yang benar-benar qualified dan terpercaya. Hal ini untuk menghindari terjadinya kecurangan atau penipuan.

·         Adanya job descriptions yang jelas untuk perusahaan konsultan, dengan memberikan nota kontrak atau letter engagement secara lengkap.

·         Menempatkan staf perusahaan sebagai pengawas dalam proses audit, hal ini bertujuan agar proses audit yang dijalankan sesuai dengan permintaan dan berjalan tepat waktu.

Dari uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sebagai strategi dalam mengahadapi persaingan bisnis yang semakin ketat outsourcing akan menjadi tren yang semakin berkembang dalam dunia bisnis. Hal ini bisa dimaklumi karena untuk dapat bertahan dalam persaingan perusahaan setidaknya harus mampu memberikan layanan yang terbaik pada konsumennya, mampu membangu sumberdaya manusia yang produktif dan mampu mengahsilkan keuntungan finansial yang memadai. Dengan outsourcing perusahaan dapat memfokuskan aktivitasnya pada core business dan meningkatkan efisiensi. Perusahaan dapat melakukan outsourcing dengan baik jika ia dapat mengantisipasi resiko-resiko yang mungkin ditimbulkannya.